Privacyverklaring BrainForm

Laatste update: 4 maart 2026

Versie: V1.1

1. Wie zijn wij?

Kalsbeek en Thier Holding B.V., handelend onder de naam Thier Support, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via de applicatie BrainForm.

Contactgegevens

Adres: Utrechtseweg 15, 3811 NA Amersfoort

E-mail: privacy@thiersupport.nl

KvK: 32127764

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via privacy@thiersupport.nl.

De contactpersoon voor privacyzaken is E. Thier.

2. Wat is BrainForm?

BrainForm is een online applicatie voor het opstellen en afnemen van vragenlijsten, met ondersteuning van AI bij het ontwikkelen van formulieren.

De applicatie wordt gebruikt door patiëntenorganisaties en andere non-profitorganisaties.

Belangrijk:

Onze klanten bepalen zelf welke vragen zij stellen en welke gegevens zij verzamelen met BrainForm. Zij zijn in dat geval verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van hun respondenten. Thier Support treedt daarbij uitsluitend op als verwerker.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

3.1 Gegevens van klanten (organisaties en gebruikers)

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens van gebruikers van BrainForm:

Identiteit & contact

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Organisatieadres (ten behoeve van facturering)
• IBAN
• Soort abonnement

Account & gebruik

• Gebruikersnaam
• Rollen en rechten
• Inlogmomenten
• IP-adres
• Device- en browserinformatie

Communicatie

• Berichten via formulieren of e-mail
• Supportvragen
• Interne notities ten behoeve van ondersteuning

3.2 Gegevens van respondenten van vragenlijsten

BrainForm is een tool waarmee klanten zelf gegevens verzamelen.

Het type gegevens dat respondenten invullen, wordt volledig bepaald door de klant.

➡️ De klant is hiervoor zelf verantwoordelijk als verwerkingsverantwoordelijke en dient een eigen privacyverklaring en rechtsgrond te hanteren richting respondenten.

4. Welke gegevens verwerken wij niet?

Wij verwerken zelf géén:

• gezondheidsgegevens
• BSN
• strafrechtelijke gegevens
• betaalkaartgegevens

Wel verwerken wij IBAN-nummers in het kader van abonnementen en betalingen.

5. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het aanmaken en beheren van accounts
• toegang geven tot en gebruik mogelijk maken van BrainForm
• uitvoeren van de kernfunctionaliteit van de applicatie
• communicatie met gebruikers
• klantenservice en ondersteuning
• beveiliging, fraudepreventie en misbruikdetectie
• analyse en verbetering van de applicatie
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen
• marketingcommunicatie (zoals nieuwsbrieven en productupdates)

6. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• uitvoering van een overeenkomst
• gerechtvaardigd belang (zoals beveiliging, verbetering van de dienst en ondersteuning)
• wettelijke verplichting
• toestemming (voor marketingcommunicatie)

Toestemming voor marketing kan altijd worden ingetrokken.

7. Verwerkers en gebruikte diensten

Wij maken gebruik van externe dienstverleners (verwerkers) om BrainForm aan te bieden:

• Base44 (Wix.com Ltd.) – applicatieplatform en hosting
• Postmark – e-mailverzending
• Mollie – betalingsverwerking
• Logging en monitoring via Base44

AI-functionaliteit wordt alleen gebruikt om het platform te bouwen en te onderhouden, niet voor het verwerken van persoonsgegevens van gebruikers of respondenten.

Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten of zij verwerken gegevens conform hun eigen AVG-verplichtingen.

8. Cookies en vergelijkbare technieken

BrainForm maakt zelf geen gebruik van cookies voor marketing, tracking of het opbouwen van gebruikersprofielen.

De applicatie maakt uitsluitend gebruik van functionele en technische mechanismen die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de dienst.

BrainForm wordt aangeboden via een technisch platform van een derde partij. Deze platformaanbieder kan gebruikmaken van analytische hulpmiddelen (zoals Google Analytics) voor het monitoren en verbeteren van de werking en veiligheid van het platform als geheel. Deze verwerking vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de platformaanbieder en niet onder verantwoordelijkheid van Thier Support.

Organisaties die BrainForm gebruiken om vragenlijsten te publiceren, zijn zelf verantwoordelijk voor het gebruik van cookies en tracking in hun eigen vragenlijsten en websites.

Voor meer informatie over platformcookies: zie privacyverklaring van de platformaanbieder.

9. Internationale doorgifte

Persoonsgegevens kunnen via onze verwerkers buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt, waaronder in de Verenigde Staten.

In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals:

• EU Standard Contractual Clauses (SCC’s)
• deelname aan het EU-US Data Privacy Framework (waar van toepassing)

Dit is expliciet onderdeel van onze afspraken met Base44 en haar subverwerkers.

10. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.

Indicatief hanteren wij:

• account- en klantgegevens: zolang het account actief is en tot maximaal 24 maanden na beëindiging
• factuur- en betalingsgegevens: zolang wettelijk vereist (meestal 7 jaar)
• log- en beveiligingsgegevens: maximaal 12 maanden
• supportcommunicatie: maximaal 24 maanden

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen, waaronder:

• toegangsbeperkingen en rolverdeling
• logging en monitoring
• beveiligde communicatie
• samenwerking met verwerkers die passende beveiligingsmaatregelen hanteren

12. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• inzage te krijgen in je persoonsgegevens
• gegevens te laten corrigeren
• gegevens te laten verwijderen
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen
• je toestemming in te trekken (waar van toepassing)

Een verzoek kun je indienen via privacy@thiersupport.nl.

13. Klachten

Als je een klacht hebt over hoe wij met persoonsgegevens omgaan, kun je contact opnemen via privacy@thiersupport.nl.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via BrainForm of onze website.